Koji su sedam postupaka unutarnje kontrole u računovodstvu?

Interne kontrole su politike i postupci uspostavljeni kako bi se osigurala trajna pouzdanost računovodstvenih sustava. Točnost i pouzdanost su najvažniji u svijetu računovodstva. Bez točnih računovodstvenih evidencija upravitelji ne mogu donositi financijske odluke u potpunosti informirane, a financijska izvješća mogu sadržavati pogreške. Postupci interne kontrole u računovodstvu mogu se podijeliti u sedam kategorija, od kojih je svaka namijenjena sprečavanju prijevara i identificiranju pogrešaka prije nego što postanu problemi.

Savjet

Sedam postupaka unutarnje kontrole su razdvajanje dužnosti, kontrola pristupa, fizička revizija, standardizirana dokumentacija, probne bilance, periodična usklađivanja i ovlaštenje.

Odvajanje dužnosti

Razdvajanje dužnosti uključuje podjelu odgovornosti za knjigovodstvo, depozite, izvještavanje i reviziju. Što su daljnje dužnosti odvojene, to je manja šansa da bilo koji zaposlenik počini prijevarna djela. Za mala poduzeća sa samo nekoliko zaposlenika u računovodstvu, podjela odgovornosti između dvije ili više osoba ili zahtijevanje da kritični zadaci budu pregledani od strane suradnika mogu poslužiti u istu svrhu.

Kontrole pristupa računovodstvenom sustavu

Kontrola pristupa različitim dijelovima računovodstvenog sustava putem lozinki, zaključavanja i elektroničkih dnevnika pristupa može zadržati neovlaštene korisnike izvan sustava, istovremeno pružajući način revizije upotrebe sustava kako bi se utvrdio izvor pogrešaka ili odstupanja. Robusno praćenje pristupa također može poslužiti za sprječavanje pokušaja prijevarnog pristupa.

Fizička revizija imovine

Fizičke revizije uključuju ručno brojanje novca i bilo koje fizičke imovine koja se prati u računovodstvenom sustavu, poput zaliha, materijala i alata. Fizičko brojanje može otkriti dobro skrivene razlike u stanju na računu zaobilazeći elektroničke zapise. Brojanje gotovine na prodajnim mjestima može se obavljati svakodnevno ili čak nekoliko puta dnevno. Veći projekti, poput inventara brojanja ruku, trebali bi se izvoditi rjeđe, možda na godišnjoj ili tromjesečnoj osnovi.

Standardizirana financijska dokumentacija

Standardizacija dokumenata koji se koriste za financijske transakcije, poput računa, internih zahtjeva za materijalima, potvrda o zalihama i izvještaja o putnim troškovima, može pomoći u održavanju dosljednosti u vođenju evidencije tijekom vremena. Korištenje standardnih formata dokumenata može olakšati pregled prošlih zapisa kada se traži izvor neslaganja u sustavu. Nedostatak standardizacije može uzrokovati previđanje ili pogrešno tumačenje stavki u takvom pregledu.

Dnevni ili tjedni probni bilansi

Korištenje dvostrukog računovodstvenog sustava dodaje pouzdanost osiguravajući da knjige uvijek budu uravnotežene. Unatoč tome, još uvijek je moguće da pogreške u bilo kojem trenutku dovedu sustav dvostrukog unosa iz ravnoteže. Izračunavanje dnevnih ili tjednih probnih bilansa može pružiti redoviti uvid u stanje sustava, omogućujući vam da što prije otkrijete i istražite neslaganja.

Periodična mirenja u računovodstvenim sustavima

Povremena računovodstvena usklađivanja mogu osigurati da se stanja u vašem računovodstvenom sustavu podudaraju sa saldima na računima drugih subjekata, uključujući banke, dobavljače i kreditne klijente. Na primjer, usklađivanje banaka uključuje usporedbu stanja gotovine i evidencije depozita i primitaka između vašeg računovodstvenog sustava i bankovnih izvoda. Razlike između ovih vrsta komplementarnih računa mogu otkriti pogreške ili odstupanja u vašim računima ili pogreške mogu nastati kod drugih entiteta.

Zahtjevi za odobrenje

Zahtjev od određenih menadžera da odobre određene vrste transakcija može dodati sloj odgovornosti u računovodstvene evidencije dokazujući da su odgovarajuće vlasti vidjele, analizirale i odobrile transakcije. Traženje odobrenja za velike isplate i troškove može spriječiti nesavjesne zaposlenike u velikim lažnim transakcijama, na primjer, sredstvima tvrtke.