Kako mogu voditi poslovni sastanak?

Poslovni sastanak je okupljanje umova radi postizanja ciljeva za tvrtku. Kao vlasnik tvrtke koji zapošljava ljude ili se redovito sastaje s raznim poslovnim kontaktima, morat ćete naučiti kako voditi poslovni sastanak profesionalno i učinkovito. Jednom kad se uhvatiš nadzora nad prvih par sastanaka, postupak postaje jednostavniji za rukovanje.

1

Dajte svoj pisani dnevni red na početku sastanka. Dnevni red trebao bi sadržavati detaljan popis svake točke koju planirate riješiti na skupu, kao i jasno vrijeme početka i završetka. Svakako navedite vrijeme određeno za svaku točku dnevnog reda.

2

Otvorite sastanak kratkim uvodom zahvaljujući svima što su prisustvovali, postavljajući osnovna pravila za sastanak - na primjer, ne ometajte govornike i pomno slijedite vremensku liniju - i sažimajući svoje ciljeve. Predstavite sve nepoznanice na sastanku prije nego što nastavite, tako da svi budu upoznati jedni s drugima.

3

Imenuje parlamentarca koji će pomoći održavati dnevni red ako je potrebno. Ova će osoba zaustaviti ostale sudionike da skrenu na tangente, predugo razgovaraju, izvode neproduktivne argumente ili kružno idu naprijed-natrag.

4

Pripazite na sat kao voditelj sastanka kako biste bili sigurni da ostajete u skladu s rasporedom. Dnevni red trebao bi sadržavati popis minuta koje planirate utrošiti na svaku točku kako biste pomogli u održavanju sastanka. Uvjerite se da je to realna procjena, ovisno o ozbiljnosti problema o kojem planirate razgovarati.

5

Nastavite s dnevnim redom sastanka. Dajte riječ svakoj osobi odgovornoj za svaku točku s popisa stavki na raspravu. Kad ta osoba završi, dopustite joj da postavlja brza pitanja, zahvalite joj se, a zatim prijeđite na sljedeću točku dnevnog reda i voditelja.

6

Završite sastanak na vrijeme. Dopuštanje da se vaši sastanci ponavljaju preko zadnjeg vremena kontraproduktivno je i pokazuje nedostatak poštivanja rasporeda vaših polaznika. Ako još uvijek imate nedovršeni posao, prenesite ga na sljedeći zakazan sastanak ili pošaljite e-poruku grupi.