Kako stvoriti pretraživu bazu podataka u programu Excel

Uglavnom ste vjerojatno navikli koristiti Microsoft Excel za zadatke poput pripreme izvješća, predviđanja i proračuna. Međutim, Excel je puno moćniji od toga. Može se koristiti za stvaranje baze podataka koja se može pretraživati ​​- Excel baze podataka.

Mogućnosti baze podataka programa Excel vrlo su moćne. U stvari, Excel se ne može koristiti samo za stvaranje jednostavne baze podataka s kojom se može pretraživati , već se također može koristiti za stvaranje odgovarajuće relacijske baze podataka. Relacijska baza podataka sastoji se od glavne tablice koja se povezuje sa svojim podređenim tablicama, koje su poznate i kao podređene tablice.

Kako funkcionira relacijska baza podataka?

Excel je strukturiran na način koji ga čini lako kompatibilnim s bazama podataka. Prema PC Worldu, baza podataka je u najmanju ruku zbirka predmeta koji su povezani. To je uglavnom ono što je proračunska tablica. Kada su stavke u bazi podataka povezane, oni stvaraju zapise u skupinama od više zapisa. Pojedinačni zapis mogao bi biti ekvivalent retka u proračunskoj tablici, dok bi zbirka zapisa mogla biti ekvivalent tablici u proračunskoj tablici. Vezu je teško zanemariti.

Kada imate proračunsku tablicu, potpuno samostalno, nesumnjivo gledate bazu podataka. Međutim, to definitivno nije relacijska baza podataka. Da biste stvorili relacijsku bazu podataka, morate kombinirati glavnu proračunsku tablicu s pomoćnim proračunskim tablicama ili jednostavnim tablicama.

Primjer baze podataka

Recimo, na primjer, odlučili ste snimiti svoje identifikacijske dokumente na svoje računalo, a radite i ovaj ili bilo koji drugi dokument. Ako je to vaša vozačka dozvola, to je među vozačkim dozvolama mnogih drugih osoba u DMV-u. Na vašoj licenci bit će navedeni detalji, kao što su vaše ime, visina, težina, spol, boja kose i očiju, datum rođenja, adresa, datumi izdavanja i isteka te klasa licence.

Primijetit ćete da je moguće da ime, spol, adresu i cjelokupan opis dijele brojne osobe. Zbog toga postoje brojevi licenci kako bi svaka licenca bila jedinstvena. U jeziku baze podataka, to se naziva Ključno polje, koje se koristi za povezivanje baze podataka s drugim bazama podataka koje su s njom povezane; to su također poznate kao relacijske baze podataka.

Glavna baza podataka

Glavna baza podataka sadržavat će sve detalje vaše vozačke dozvole. Bit će jedna ili više podređenih baza podataka koje će sadržavati više podataka vezanih uz određene pojedince koji će se identificirati pomoću Ključnog polja. Neki mogu prekršiti vožnju pojedinca, dok drugi mogu imati adrese koje su ranije imali itd. U jeziku baze podataka, ovakav odnos poznat je kao odnos jedan prema više jer svaki pokretač može imati mnogo različitih adresa i prekršaja. Međutim, adrese i kršenja mogu se povezati samo s jednim pokretačem.

Postoje i druge vrste odnosa, poput jedan-na-jedan i mnogi-na-mnoge - na primjer, baza podataka s kupcima i diskontne stope u kojoj uživaju. Budući da svaki kupac može imati samo jedan popust odjednom, to je odnos jedan na jedan. Ako bi se baza podataka sastojala od kupaca i proizvoda koje kupuju, tada bi kupci mogli imati više proizvoda, a proizvode bi mogao kupiti više od jednog kupca - što bi bio odnos mnogo-prema-mnogima.

Čemu služi relacijska baza podataka?

Najočitiji razlog zašto bi vam takva baza podataka trebala biti jest izbjegavanje ponavljanja podataka u svakoj proračunskoj tablici. To može zahtijevati resurse - posebno u pogledu vremena. Međutim, najvažniji razlog korištenja baze podataka je taj što vam omogućuje postavljanje upita podacima pomoću filtara kako biste pronašli određene podatke i koristili ih za generiranje izvješća.

Kako stvoriti jednostavnu bazu podataka u programu Excel

Prvi korak u izradi proračunske tablice za pretraživanje jest opis vaših podataka. Trebat će vam oznake za opis vaših podataka i one će ući u prvi redak vaše tablice. Napravimo to prvi red vaše proračunske tablice. Svrha naslova je gotovo ista kao i polja u ispravnoj bazi podataka. Svaki redak u proračunskoj tablici definirat će jedan zapis baze podataka, dok će svaki stupac imati vrijednosti koje spadaju u jednu kategoriju.

Zaglavlje retka na prvom redu mora biti zamrznuto. Da biste to učinili, kliknite zaglavlje retka koje se nalazi na desnom rubu drugog reda. Idite na karticu Pogled na vrpci na vrhu programa Excel i potražite odjeljak Zamrzni okna na kartici. Ispod nje je strelica. Kliknite tu strelicu i na padajućem izborniku koji se pojavi odaberite opciju s oznakom "Freeze Top Row". To će značiti da će gornji redak uvijek biti vidljiv čak i dok se krećete kroz proračunsku tablicu. Na taj način znate pod kojom se kategorijom podataka sve nalazi.

Unesite svoje podatke

Vrijeme je da unesete svoje podatke. Učinite to u onoliko redova koliko mislite da će vam trebati. Tipke sa strelicama trebale bi vam pomoći da se krećete kroz proračunsku tablicu, a potvrđivanje vašeg ulaska u bilo koju ćeliju mora biti jednostavno poput pritiska na tipku enter. Moguće je da ste podatke unijeli u drugi dokument gdje su odvojeni znakom kartice, na primjer u programu Microsoft Word. U tom slučaju možete ga jednostavno kopirati i zalijepiti u proračunsku tablicu. Da biste ga zalijepili u bazu podataka, kliknite ćeliju s oznakom A2 i pritisnite Ctrl + V na tipkovnici. Podaci će se zalijepiti ispod zaglavlja.

U gornjem lijevom kutu vašeg radnog lista nalazi se gumb kojim možete odabrati sve ćelije u proračunskoj tablici. Ovaj se gumb nalazi tamo gdje se naslovi stupaca i redaka sijeku. Kliknite ovaj gumb i odabrat će se sve ćelije na vašem radnom listu. Na vrpci se prebacite na karticu Podaci. Tamo ćete pronaći grupu s oznakom "Poredaj i filtriraj". Pronaći ćete lijevak poput gumba "Filter" . Kliknite na njega.

Korištenje filtara u stupcima

Desno od bilo kojeg naslova stupca trebali biste pronaći strelicu kad tamo postavite pokazivač. Kliknite ga i dobit ćete izbornik s opcijama koje možete koristiti za filtriranje stvari u tom stupcu. Možete koristiti filtre za tekstove i brojeve ili razvrstati u rastući ili silazni redoslijed ili prikazati samo retke u danom stupcu koji ispunjavaju kriterije filtra.

Ispred "Odaberi sve" nalazi se potvrdni okvir . Poništite ga, a zatim aktivirajte potvrdni okvir pored vrijednosti koje želite koristiti za filtriranje podataka. Uključit će se samo podaci s tim vrijednostima.

Filtrirajte prema uvjetima

Ako želite filtrirati prema uvjetima, odaberite formulu iz "Filteri teksta" ili "Filteri brojeva". Možete se odlučiti za takve stvari kao što su vrijednosti između dvije određene vrijednosti ili veće ili manje od zadane vrijednosti itd. Postoje gumbi za "I" i "Ili" za svaki uvjet tako da možete sastaviti svoje kriterije da se međusobno isključuju ili dodaju.

Kliknite gumb s oznakom "U redu" kako bi se vaši podaci filtrirali. U stupcu koji ste odabrali vidjet ćete samo retke koji odgovaraju vašim uvjetima filtra.

Isključite filtriranje

Ako želite isključiti filtriranje, kliknite gumb filtra u gornjem desnom kutu zadanog naslova stupca čije filtre želite isključiti. Na taj ćete način isključiti filtriranje za taj stupac bez utjecaja na ostatak proračunske tablice. Ako želite isključiti sve filtriranje, jednostavno odaberite opciju s oznakom "Očisti" i svi će se vaši podaci vratiti u prvobitno stanje.