Što je potvrda o prodaji?

Svaki put kad kupac kupi robu ili uslugu od vaše tvrtke, trebali biste mu dostaviti račun. Ljudi štede račune iz različitih razloga, od pripreme poreza do naknade poslodavca do osobnog računovodstva. Računica je dokaz kupca da je kupnja izvršena, što je kupio i koliko je platio. Postoji nekoliko različitih vrsta potvrda o prodaji, a vaša će tvrtka koristiti one najprikladnije okruženju u kojem je prodaja izvršena.

Osnove

Potvrde o prodaji trebaju se generirati u vrijeme transakcije kada novac promijeni vlasnika. Računi štite i kupca i tvrtku detaljima kupljenih proizvoda ili usluga, datumom i vremenom prodaje, plaćenom cijenom i bilo kojim drugim relevantnim informacijama. Neke tvrtke odlučuju navesti i druge pojedinosti na potvrdama o prodaji, poput imena suradnika koji je izvršio transakciju ili dodatnih marketinških poruka.

Potvrde o blagajni

Potvrde o blagajni vrlo su česte i najčešće ih daju maloprodajni objekti. Kada kupci plaćaju kupnju, bilo da su kupili odjeću, hranu ili drugu robu, blagajnički registar ispisuje potvrdu u kojoj su navedeni svi kupljeni predmeti, cijena svakog od njih, ukupno plaćeni način plaćanja, način plaćanja te datum i vrijeme transakcije. Ovi računi dolaze u velikim kolutovima koji se uklapaju u vretena unutar kasa. Papir je obično bijele boje, s ružičastom prugom otisnutom na posljednjem preostalom dijelu papira kako bi blagajniku najavio da će uskoro biti potreban novi kolut.

Ručno napisane potvrde

Mnoge tvrtke koje zapošljavaju ljude koji prodaju vani moraju koristiti ručno napisane potvrde o prodaji. Za poslovanje na cesti ili tijekom putovanja potrebno je na licu mjesta dostaviti potvrdu. Prodajni suradnici sa sobom moraju imati prazne račune i ispuniti podatke o kupcu, detalje transakcije i vlastite podatke o zaposlenicima. Potpisivanjem ručno napisane potvrde o prodaji vaši zaposlenici potvrđuju točnost danih podataka.

Pakiranje silpsa

Kad vaša tvrtka isporučuje robu kupcima koji su kupili telefonom, pakiranje obično služi kao potvrda o prodaji. Unutar kutije poslane kupcu morate staviti potvrdu s pojedinostima o datumu i vremenu kupnje, kupljenoj robi te cijeni i količini svakog predmeta. Ako kupčeve stvari moraju biti isporučene u više kutija, svaka kutija mora sadržavati vlastiti pakiranje.

Karbonske kopije

Tehnološka sofisticiranost vaše tvrtke igra veliku ulogu u određivanju trebaju li vaši računi za prodaju sadržavati karbonske kopije ili ne. Ako vaši kupci kupuju robu u maloprodajnom okruženju, a sustav blagajne je informatiziran, softver bi trebao moći digitalno pohraniti svaku potvrdu. Međutim, ako koristite zastarjeli sustav registracije ili za potvrde o prodaji napisane na terenu, kopije su presudne za pravilno bilježenje i praćenje prodaje i kretanja vaših proizvoda.