Što će se dogoditi ako ne odredite W-2 krajnji rok za zaposlenike?

Prema Upravi za poreze, obrasci W-2 trebali bi se poslati zaposlenicima najkasnije do 31. siječnja za obrasce izvedene iz prethodne kalendarske godine. Iako ih zaposlenici možda neće primiti poštom na ovaj datum, oni ih u ovom trenutku moraju u najmanju ruku poslati. Za tvrtke koje se ne pridržavaju ovog određenog protokola mogu biti posljedice.

Izbjegavanje nezadovoljnih zaposlenika

Osim bilo kakvih službenih problema s Službom za porez na dobit (IRS) zbog nepravovremenog slanja obrazaca W-2, možda ćete morati riješiti i grupu vrlo nezadovoljnih zaposlenika, od kojih mnogi vjerojatno očekuju porezna prijava. Zaposlenici se ne mogu žaliti samo vama, već i poreznoj upravi, što može potaknuti daljnju istragu vaše tvrtke ako se zbog toga podnose brojne žalbe.

Procjena IRS-a

Porezna uprava kažnjava novčane kazne na temelju toga koliko kasno se podnose vaši obrasci W-2. Kazna od 50 USD po obrascu procjenjuje se za W-2 podnesene u roku od 30 dana od dana dospijeća, do najviše 187 500 USD za malo poduzeće. Za obrasce predane prije 1. kolovoza, ali kasnije od 30 dana, kazna se penje na 100 USD po obrascu i maksimalnu kaznu od 536 000 USD. Maksimalna kazna iznosi 260 USD po obrascu, a do 1.072.500 USD godišnje za obrasce predane nakon 1. kolovoza.

Osiguravanje točnih obrazaca

Pored slanja obrazaca W-2 na vrijeme, morate osigurati i točnost navedenih obrazaca. Prema web mjestu IRS-a, ako IRS-u predate obrazac W-2 tvrdeći da ste određenom zaposleniku platili određeni iznos novca, a niste, ta osoba ima pravo tužiti vas za naknadu štete. Procjenjuje se kazna od 530 USD po obrascu bez maksimuma. Za podnošenje lažnog dokumenta možda ćete morati platiti i novčanu kaznu u iznosu od 5.000 američkih dolara, što može biti podložno kaznenoj prijavi.

Evidencija i komunikacija

Ponekad, ako barem svojim zaposlenicima date do znanja da zaostajete sa svojim W-2, ali radite na tome da ih izvučete, možda će biti manje nezadovoljstva nego ako uopće ništa ne kažete. Također, ako W-2 pošaljete do roka, ali ako vam se vrati na lošu ili staru adresu, nemojte ga otvarati ili bacati. Stavite ga u dosje zaposlenika i spremite ga u slučaju da vas kontaktira za obrazac niz cestu; imate barem dokaz da ste ga pokušali poslati.