Kako funkcionira narudžbenica?

Narudžbenica je pravno obvezujući dokument između dobavljača i kupca. U njemu su detaljno navedeni proizvodi koje kupac pristaje kupiti po određenoj cijeni. Također navodi datum isporuke i uvjete plaćanja za kupca. Računalni sustavi narudžbenica učinili su postupak kupnje učinkovitijim i omogućuju bolje praćenje zaliha i plaćanja.

Svrhe narudžbenica

Narudžbenice se obično koriste kada kupac želi kupiti zalihe ili zalihe na račun. To znači da dobavljač isporučuje ili otprema kupljene predmete prije plaćanja, a narudžbenica služi kao zaštita od rizika. Uz pravnu zaštitu, narudžbenice su značajne i u upravljanju zalihama i u praćenju plaćanja. Narudžbenice pomažu dobavljačima da precizno usporede naručeni inventar s isporučenim zalihama.

Također omogućuju dobavljaču da prati kada su plaćanja izvršena po određenim narudžbama. Kupci drže kopije narudžbi koje daju kako bi nadzirali pravovremeni prijem predmeta.

Predaja narudžbenice

Narudžbenicu priprema kupac, često putem nabavne službe. Taj se postupak obično obavlja pomoću elektroničkih softverskih sustava koji omogućuju bolje praćenje i elektroničko podnošenje narudžbi dobavljaču. Narudžbenica ili narudžbenica obično uključuje broj narudžbenice koji je koristan za usklađivanje pošiljki s kupnjama; datum otpreme; adresa za naplatu; dostavna adresa; i stavke zahtjeva, količine i cijenu. Softverski programi obično imaju polja za unos za svaki kritični podatak; kupac jednostavno popunjava polja prije obrade i slanja narudžbe.

Obrada narudžbenice

Nakon što kupac preda narudžbu, kreira se kupnja u tijeku. Status narudžbe ostaje u tijeku dok narudžbe ne stignu u skladište kupca. Nakon što je inventar fizički primljen, obično se skenira u inventar i usklađuje s odgovarajućim narudžbenicama. Narudžbenica je označena kao obrađena ili zahtijeva plaćanje.

Kupac izvršava svoju odgovornost za kupnju kada izvrši uplatu. Da bi se osigurao točan iznos za plaćanje, u uplati treba navesti broj narudžbenice ili broj računa tvrtke.

Korištenje narudžbenica od strane dobavljača

Dobavljači koriste narudžbenice za ispunjavanje narudžbi i obradu plaćanja. Po primitku, narudžbenica se koristi za povlačenje kupljenog inventara za pakiranje i otpremu. Nakon što se izvuče inventar, na temelju narudžbi predmeta priprema se račun i priprema za otpremu. Kada se proizvodi otpreme, dobavljač evidentira pošiljku u svom sustavu zaliha.

Narudžbenica se podnosi elektroničkim putem, a često se podnose i papirnate kopije. Narudžba je označena kao ispunjena ili čeka na plaćanje. Postavljeni su važni datumi i rokovi podsjetnika na plaćanje. To je dobavljaču važno za dobro praćenje plaćanja i provođenje kreditnih politika.