Jednostavan primjer standardnih radnih postupaka

Dosljedni postupci povećavaju vjerojatnost izvođenja dosljednog visokokvalitetnog posla. Standardni operativni postupak ili SOP dokument je koji sadrži detaljne upute o obavljanju određene poslovne aktivnosti, poput proizvodnje ili vođenja evidencije. Iako je većina SOP-a predstavljena kao tekstualni dokumenti, oni također mogu sadržavati slike ili videozapise koji pomažu u pojašnjavanju njihovih uputa.

SOP odjeljci

  • Svrha: Ovaj odjeljak opisuje razlog stvaranja dokumenta. Ovi bi podaci trebali biti predstavljeni kao kratki odlomak koji navodi prirodu postupka i zašto ga vaše poslovanje izvodi.

  • Opseg: Dalje, SOP daje kratki odlomak koji opisuje koje su aktivnosti pod nadzorom postupka.
  • Definicije: Ovdje definirate bilo koji od termina postupka koji trebaju posebno pojašnjenje. Ovaj odjeljak ovisi o industriji i može se izostaviti ako nije relevantan ili potreban.
  • Reference: Ovaj odjeljak navodi ostale prateće dokumente i materijale, poput priručnika za kvalitetu ili međunarodnog standarda. Ovaj je odjeljak također ovisan o industriji i u nekim se slučajevima može izostaviti, posebno ako se postupci objašnjavaju samo po sebi.
  • Zahtjevi: Ovo je vaša prilika da opišete sve zahtjeve koji moraju biti na snazi ​​prije izvođenja postupka, poput obuke osoblja za izgradnju potrebnih vještina.
  • Odgovornosti: Ovaj odjeljak objašnjava tko je odgovoran za koje aspekte postupka.
  • Koraci postupka: Ovaj će odjeljak pružiti detaljne upute koje opisuju kako obavljati poslovnu aktivnost. Važno je učiniti upute jednoznačnim. Kraće rečenice lakše je slijediti, pogotovo ako se koraci moraju izvoditi uzastopno. Podijelite ga na nekoliko kraćih odjeljaka ako je predugačak.

Jednostavan primjer standardnih radnih postupaka

Evo jednostavnog SOP-a za banku kako bi potvrdio identitet šetnje po narudžbi:

  • Svrha: Ovaj postupak opisuje korake potrebne za potvrdu identiteta kupca.
  • Područje primjene: Ovaj se postupak odnosi na sve kupce koji ulaze ili na kupce na prolazima svih podružnica ACME banke.

  • Odgovornosti: Svi zaposlenici podružnice koji obavljaju poslove blagajnika dužni su provjeriti identitet kupca.

  • Provjera identiteta kupca: Svaki blagajnik mora provjeriti identitet svakog kupca prije podizanja gotovine ili prijenosa između računa. Blagajna mora od kupca zatražiti osobni dokument s fotografijom i potvrditi da se ime na osobnom dokumentu podudara s imenom na računu te da je kupac zapravo osoba prikazana na osobnoj iskaznici.

Kako se koriste SOP-ovi

Menadžeri koriste SOP-ove za komunikaciju sa zaposlenicima i objašnjavaju kako obavljati određene operacije tvrtke. Zaposlenici mogu koristiti SOP za referencu kada uče ispunjavati određene zadatke prema utvrđenim protokolima. Regulatorne agencije, poput Uprave za hranu i lijekove, koriste SOP kada određuju da li procesi tvrtke zadovoljavaju agencijske standarde.