Definicija POS stroja

U nekim industrijama dobavljači rade u potpunosti na temelju narudžbenica ili iz detaljnih ugovora o kupnji, ali većina tvrtki mora pojedinačno nazvati transakcije. Ovisno o vašoj djelatnosti, možda uzimate novac, čekove, kartice ili slučajnu kombinaciju sve tri. Jedna od najosnovnijih potreba za bilo kojim prodajno orijentiranim poslom je način ostvarivanja i evidentiranja prodaje, a upravo tome služi POS stroj.

Što je POS stroj?

Puno značenje POS-a je "prodajno mjesto", ili, drugim riječima, to je mjesto na kojem je vaša transakcija finalizirana. Sam pojam može imati nekoliko različitih interpretacija. U najužem smislu to znači da terminal koji se nalazi pored blagajne obrađuje kreditne i debitne kartice i bilo koje darovne kartice koje prihvaćate u svom poslu. Češće, kada govorite o POS uređaju, razmišljat ćete o cijelom terminalu koji ima informativni zaslon i mogućnost upravljanja svakom vrstom plaćanja. Postoji i puno POS uređaja s posebnom namjenom, a oni se nalaze negdje između jednostavnog terminala za kartice i sveobuhvatnog, potpuno otvorenog POS sustava. Bez obzira vode li vas potrebe do vrhunskog ili niskog razreda, svaki POS uređaj mora rukovati nekim od istih osnovnih funkcija.

Osnovne POS funkcije

Izvorni POS stroj bio je jednostavna blagajna. Po suvremenim standardima nije puno učinio, ali je evidentirao svaku prodaju u koju je blagajnik naišao. Od tada, sve dok ste znali koliko je gotovine u blagajni za početak dana, mogli biste vježbati je li nestao bilo kakav novac. Dnevni zbrojevi pokazali su vam je li prodaja rasla ili se smanjivala, a brojanjem broja transakcija mogli biste izračunati vrijednost prosječne prodaje. Ako ste znali vrijednost vaše početne zalihe u dolarima, također biste mogli krenuti unatrag od ukupnih prodaja kako biste saznali gubite li novac zbog krađe inventara ili neevidentirane prodaje. Sve su to osnovne POS funkcije, a čak su i najranije blagajne uvelike olakšavale poslovanje zasnovano na prodaji.

Kako su godine prolazile, blagajne su postajale puno sposobnije. Mogli bi se programirati za dodavanje odgovarajućih poreza na prodajnu cijenu, tako da ih ne biste morali obrađivati ​​ručno, a mogli bi evidentirati i iznose poreza u računovodstvene svrhe. Mogli su pružiti međuzbrojeve prema proizvodu ili kategoriji proizvoda, a na kraju - kad su računala postala jeftinija i općenito dostupnija - bili su dizajnirani za interakciju s računalnim pozadinskim softverom. To je točka u kojoj se tradicionalna blagajna pretvorila u prodajno mjesto, kako danas koristimo taj termin.

Maloprodajni POS sustavi

Suvremeni maloprodajni POS stroj daleko nadilazi osnovne funkcije kasice stare škole, čak i kad izvana izgleda poput one. Na blagajni predaka trebali ste ručno unijeti cijenu svakog proizvoda; sada su, međutim, cijene unaprijed programirane u sustav i očitane sa skenera crtičnog koda. To značajno smanjuje mogućnost pogrešaka, a također poboljšava točnost vaših izvješća o prodaji. POS terminal može se postaviti za praćenje i evidentiranje vaše prodaje proizvoda i usluga na bilo koji način koji vam znači i obično se to izravno veže uz vaš računovodstveni softver tako da su vam informacije uvijek na dohvat ruke.

I sam POS uređaj možda još uvijek izgleda poput blagajne s ladicom za novac ispod, tradicionalnim rasporedom tipkovnice i ugrađenim pisačem računa koji koristi kolut uskog papira za ispis listića. Neki sustavi imaju drugačiji pristup, stavljajući malo računalo ispod pulta s ladicom za novac i koristeći računalnu tipkovnicu za unos podataka koji ne dolaze sa skenera crtičnog koda. Drugi stil POS uređaja u potpunosti uklanja tipkovnicu, koristeći zaslone osjetljive na dodir za unos podataka. Stil terminala koji koristite zapravo nije najvažnija stvar. Sve tri vrste, kao i specijalizirani terminali za nišu, jednostavno rade kao prednji kraj za softver koji stvarno vodi vašu trgovinu.

Transakcije su samo polazna točka

Zvonjava u prodaji je najosnovnija stvar koju POS stroj radi, ali za to vam nije potreban sofisticirani uređaj. Mogli biste to učiniti olovkom i knjigom računa, ako trebate, a mnogi su mali operateri koji rade upravo to. Problem ručnog praćenja vaših transakcija je taj što oduzima vrijeme i ograničava rast vaše tvrtke. Suvremeni, kompjuterizirani POS sustav dizajniran je za pojednostavljivanje pristupa svim podacima o prodaji, za računovodstvo i upravljanje. Ta sposobnost da pretvorite neobrađene podatke o prodaji u nešto čime se može upravljati ono je što zapravo plaćate.

Pojednostavljeno računovodstvo i izvještavanje

Novčani tijek može biti životna krv poduzeća, ali informacije su kosti i žila, i tu će zasjati dobar POS sustav. Sve vaše podatke o prodaji stavlja izravno u ruke vaših računovođa, bilo izvozom podataka u vaš računovodstveni sustav ili - idealno - integriranjem izravno u vaš računovodstveni softver. Uklanjanjem dodatnog koraka unosa podataka dobivate brže izvještavanje i zaobilazi točku u kojoj se pogreške mogu uvući u vaše računovodstvo. Svi vaši podaci o prodaji svakodnevno su vam nadohvat ruke, često do sekunde, pa će se odluke upravljanja koje donosite uvijek temeljiti na pouzdanim informacijama.

Želite li znati koji se proizvodi ili kategorije najbolje prodaju na svakom mjestu ili u svakom odjelu? Koje su smjene ili koji pojedini prodavači odgovorni za premještanje najviše proizvoda? Koliko je kupaca iskoristilo vašu najnoviju ponudu kupona ili je došlo za proizvod koji ste oglašavali samo na jednom određenom mjestu? Vaš POS sustav trebao bi vam reći te stvari, ili bi to trebao moći, uz minimalno podešavanje.

Vječni inventar

Još jedna stvar koju će POS sustav učiniti za vas, i to vrlo važnu, jest pružanje najnovijih informacija o vašem nivou zaliha. Računalo bilježi vaš početni inventar za to razdoblje, a zatim nadgleda odlazak prodaje i narudžbe, tako da bi u bilo kojem trenutku inventar prikazan na vašem računalu trebao biti ažuriran. To se naziva "vječni inventar", a istovremeno je pogodnost i glavni alat za upravljanje. Ako imate točan, ažuriran popis i solidnu projekciju onoga što bi vaša prodaja trebala biti u narednim tjednima ili mjesecima, možete naručiti samo onoliko zaliha koliko vam je vjerojatno potrebno.

Naručivanje samo onoga što vam treba, kad vam zatreba - vidjet ćete da je to opisano kao naručivanje "točno u vrijeme" - može biti prava promjena u igrama. Vaša novčana sredstva nisu vezana za višak zaliha, trebat će vam manje skladišnog prostora i manja je vjerojatnost da ćete zabilježiti zastarjelu robu samo da biste je se riješili.

Upravljanje fizičkim inventarom

Neki POS sustavi mogu vam pomoći i u upravljanju fizičkim zalihama. Pratit će vaše pristigle proizvode po kategorijama, fizičkim lokacijama ili bilo kojim drugim kriterijima koje smatrate važnima. Kada dođe vrijeme da izbrojite svoj fizički inventar, a zatim ga usporedite s vječnim inventarom računala, vaš vam POS može reći gdje ga trebate potražiti i koliko bi ih trebalo biti u bilo kojem zadanom odjeljku. Ako imate proizvode uskladištene na različitim lokacijama, a jedno skladište pokazuje više izgubljenih ili izgubljenih proizvoda od ostalih skladišta, to vam govori da možda imate problem sa sigurnošću ili krađom na tom određenom mjestu. Čak i ako se ovo pokaže kao obična nepažnja, to su korisne informacije na koje možete djelovati kako biste osigurali da svi slijede iste postupke.

Upravljanje odnosima s kupcima

Koliko god su računovodstvo i upravljanje zalihama važni, uspješno poslovanje ima više od brojanja graha. Način na koji komunicirate sa svojim kupcima i ono što o njima znate može razviti ili slomiti vaše nade u dugoročni rast. Mnogi POS sustavi prate povijest kupnji vaših kupaca s vremenom i možete početi shvaćati tko su vaši najbolji kupci i koji bi ih novi proizvodi mogli privući. Bez pomoći računala, ponekad je lako previdjeti neugledne kupce koji su stalni kupci, ali koji ne naprave dovoljno veliku pljusku da bi ostali u sjećanju, ali oni su često okosnica vašeg poslovanja.

Ugostiteljski POS sustavi

POS sustavi nisu ograničeni na uobičajena poslovanja temeljena na prodaji. Oni su također presudni u ugostiteljstvu, gdje se koriste za rješavanje još složenijih scenarija. Na primjer, u restoranu sustav mora pratiti narudžbe koje se daju i ispisati ulaznice za kuhinjsku posadu kako bi ih znao što pripremiti. Sofisticirani sustavi mogu napraviti taj korak dalje i ispisati zasebne karte za svako radno mjesto u kuhinji, tako da svaki pojedini kuhar ima osobni popis narudžbi. Sustav također mora biti u mogućnosti pratiti napojnice, ugostiteljske naknade i niz drugih posebnih naknada, kao i praćenje uobičajenih prodajnih cijena i poreza.

Najsposobniji POS sustavi restorana također mogu pružiti vrstu pomoći u upravljanju zalihama u kojoj trgovci uživaju. U tim se slučajevima svi recepti sa standardnog izbornika unose u računalo unaprijed. Ako vaši kupci žele 213 narudžbi vašeg jela s pesto kozicama na određenoj večeri, sustav vam može prilagoditi razinu zaliha kako bi vam pokazao koliki je udubljenje u vašoj zalihi sastojaka. Uvijek ćete znati kada i koliko preurediti.

Terminali za obradu POS kartica

Lijepo je sanjati o tome da vam sve te značajke budu nadohvat ruke, ali realno, nije svako poduzeće potrebno cjelovitog POS sustava, posebno na početku. Za sada vam može biti u redu sa old-school blagajnom, pogotovo ako vam prskajući za kričavim POS sustavom nedostaje sredstava za druge važne stvari, poput inventara i obračuna plaća. U tom slučaju, sve što vam stvarno treba je terminal za obradu kartica. Svatko može prihvatiti gotovinu i čekove kao plaćanje, a ovi jednostavni POS automati nude vam mogućnost uzimanja kreditnih, debitnih i poklon kartica.

U nekim slučajevima čak i sofisticirani POS sustavi donose pragmatičnu odluku da koriste zasebne terminale za obradu kartica. Ako tu funkciju ugradite u monitor ili tipkovnicu, jedini način da je nadogradite je zamjena monitora ili tipkovnice, što je obično skupa opcija. S odvojenim terminalima, kada se pojave nove tehnologije, kao što su kartice zasnovane na čipu ili kartice s "dodirom za plaćanje", samo trebate da vaša usluga obrade plaćanja zamijeni ili ažurira terminale.

Mobilni terminali za obradu kartica

Postoje čak i načini za mobilne tvrtke da prihvate plaćanja karticama, što može biti vrlo zgodno ako ste obrtnik ili prodavač na poljoprivrednom tržištu ili ako imate taksi ili dostavu. Na primjer, ako imate pizzeriju, tvrtka koja vam nudi redovite terminale za obradu kartica, vjerojatno vam može postaviti mobilnu verziju na baterije pomoću koje možete upravljati dostavom. Oni koriste tehnologiju mobitela, sa SIM karticom i mobilnim podacima, tako da možete prihvatiti plaćanja bilo gdje gdje postoji mobilni signal.

Možete čak dodati mali čitač kartica ili "dongle" na svoj telefon ili tablet, tako da ga možete koristiti kao jednostavan POS uređaj. Čitači kartica dostupni su kod velikog broja dobavljača, a prihvaćaju plaćanja putem usluga kao što su Square i PayPal, kao i putem konvencionalnih davatelja usluga.