Kako ispisati naljepnice pošte iz Excela

Microsoft Excel izvrstan je alat za računovodstvo, prikupljanje i servisiranje podataka, kao i upravljanje podacima o kontaktima za potencijalne kupce i potencijalne klijente za vaše malo poduzeće. Budući da je format proračunske tablice koristan za pohranu podataka o kontaktima, Excel može biti posebno koristan za upravljanje kontaktima i ispis naljepnica s kontaktnih listova.

Korištenjem značajke spajanja pošte u koordinaciji s Microsoft Wordom možete prenijeti adresu i podatke o kontaktima za ispis naljepnica pošte izravno iz Excela. Ispisujući naljepnice u programu Word pomoću podataka o kontaktima iz proračunske tablice programa Excel, lako možete stvoriti niz prilagođenih naljepnica za slanje paketa svim kontaktima s popisa. Evo kako to učiniti.

Kako ispisati naljepnice iz Excela

Da biste ispisali naljepnice iz Excela, prvo morate imati proračunsku tablicu koja sadrži sve podatke za kontakt koje ćete koristiti za naljepnice pošte. To uključuje ime vašeg kontakta , adresu , grad, državu i pripadajući poštanski broj .

Morat ćete organizirati ove podatke u stupce koji se kasnije mogu spojiti u Word kao dio oznake otpreme. Da biste to učinili, označite svaki stupac pripadajućom podatkovnom točkom. Na primjer, za stupac koji sadrži sva imena vašeg kontakta, označite prvo ime prve ćelije . Ova prva ćelija djelovat će kao odgovarajuća oznaka za spajanje, koja će Wordu reći koju podatkovnu točku treba staviti u svaki odgovarajući odjeljak na svakoj pojedinačnoj naljepnici koju ispisujete.

Kako stvoriti oznake iz Excela

Da biste ispisali naljepnice adresa iz Excela, morat ćete prenijeti svoje kontakt podatke u Word koji će obraditi naljepnice. Za početak otvorite novi Wordov dokument. Kliknite karticu Mailings na gornjoj traci izbornika i pronađite odjeljak pod nazivom Start Mail Spajanje . Trebala bi postojati opcija pod nazivom Pokreni spajanje pošte , gdje ćete odabrati opciju koja se zove Oznake .

Klikom na oznake otvorit će se novi prozor nazvan Opcije oznake. Ovdje ćete odabrati vrstu naljepnica koje želite ispisati. Započnite odabirom dobavljača za naljepnicu s izbornika Label Vendors . To bi se trebalo nalaziti u odjeljku nazvanom Informacije o oznaci.

Od vas će se zatražiti da odaberete s popisa broja proizvoda , gdje ćete odabrati točan broj proizvoda naljepnice koju pokušavate ispisati. Ako ste naručili određene naljepnice za otpremu na koje ćete printati, odaberite točan broj proizvoda, inače možete stvoriti i prilagođenu naljepnicu za otpremu . Nakon što odaberete svoj izbor, kliknite U redu.

Oznake za spajanje pošte iz Excela

Nakon odabira naljepnica, sada ćete morati spojiti svoje podatke za kontakt iz Excela u svoje naljepnice u programu Word. Ovaj postupak obradit će naljepnice za spajanje iz Excela. Vratite se na gornju traku izbornika i vratite se na izbornik Start Mail Spajanje . Odaberite opciju Odabir primatelja .

Sada kliknite opciju Koristi postojeći popis i otvorit će se novi prozor koji će vas zatražiti da odaberete Izvor podataka . Tu ćete odabrati proračunsku tablicu sa svim kontaktnim podacima, pa pronađite mapu u kojoj se nalazi vaša datoteka. Nakon što ste je odabrali, kliknite Otvori i otvorit će se novi prozor pod nazivom Odaberi tablicu, gdje ćete odabrati svoj radni list.

Vaš Wordov dokument sada bi trebao biti popunjen malim okvirom koji predstavlja vašu poštansku naljepnicu. Morat ćete umetnuti ono što je poznato kao Spoji polja koja će odrediti koje će se informacije spojiti iz vašeg Excel kontaktnog lista. Također možete dizajnirati sve dodatne elemente koje želite na svojoj naljepnici, uključujući prilagođeni sadržaj poput logotipa vaše tvrtke, koji želite na svakoj naljepnici. Da biste to učinili, trebat ćete otići na gornji izbornik i odabrati iz odjeljka Napiši i ubaci polja .

Uparite polja za spajanje sa svojim popisom kontakata

Da biste na najjednostavniji način poslali naljepnice za spajanje iz Excela, odaberite opciju Umetni blok adrese s izbornika Napiši i ubaci polja. Ovo će umetnuti polje spajanja na naljepnicu uzorka za svaku adresu s popisa. Iz prozora Umetni blok adrese zatražit će se da odaberete željeno oblikovanje podataka o adresi. Pronađite odjeljak Navedite elemente adrese u prozoru, gdje će se od vas zatražiti da odaberete format oznake pošiljke s popisa Umetnite ime primatelja u ovaj format.

Kada odaberete željeni format, kliknite U redu i kodovi za spajanje trebali bi popuniti prvu naljepnicu informacijama s vašeg Excel lista. Ako se prikaže prozor nazvan Polja za podudaranje , to znači da morate sinhronizirati polja za spajanje u programu Word s odgovarajućim naslovima stupaca u vašem Excel kontakt listu. U ovom prozoru kliknite strelicu padajućeg izbornika pored bilo koje neusporedive kategorije i odaberite odgovarajući stupac sa svog Excel lista s kontaktima u kojem se nalaze odgovarajući podaci.

Ažurirajte svoje oznake

Vratite se na odjeljak Napiši i ubaci polja na gornjoj traci izbornika. Odaberite opciju Ažuriraj naljepnice i sve naljepnice e-pošte u vašem dokumentu trebaju se ažurirati. Da biste pregledali rezultate prije ispisa, na gornjoj traci odaberite opciju Pregled rezultata i kliknite za pregled svojih naljepnica. Možete ih pregledati ovdje ili pričekati da ih pregledate nakon što ih spojite u novi dokument.

Vratite se na glavni izbornik i odaberite opciju Završi i Spoji , što bi trebalo zatražiti mali padajući izbornik s nekoliko opcija. Odaberite opciju Uredi pojedinačne dokumente , što će otvoriti novi prozor pod nazivom Spajanje u novi dokument . Ovo će popuniti sve oznake za spajanje s vašim stvarnim kontakt podacima.

Ispis naljepnica adresa u programu Word

Sada kada bi vaše naljepnice morale biti popunjene, vrijeme je da ih isprintate. Možete odabrati ispis naljepnica s adresama nekoliko istovremeno ili sve odjednom, ovisno o tome koliko naljepnica pokušavate ispisati. Samo naprijed i odaberite Sve, a zatim kliknite U redu. Tada ćete stvoriti novi dokument koji sadrži sve vaše pravilno popunjene naljepnice. Pregledajte ih kako biste bili sigurni da su svi točni prije nego što prijeđete na stvarno ispisivanje naljepnica u Wordu.

Ispis naljepnica u Wordu odavde je vrlo jednostavan. Ako ste naručili određene naljepnice na koje ćete ispisati svoje podatke, umetnite ih u svoj pisač. Ako izrađujete prilagođene naljepnice, umetnite prateći prazan materijal u pisač. Vratite se na svoj Word dokument i na vrhu trake izbornika odaberite File . Kliknite opciju Ispis da biste otvorili prozor Ispis, gdje ćete s popisa odabrati željeni pisač, a zatim pritisnite U redu za ispis naljepnica iz Excela.